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プロジェクトワーク時代をハックする! おすすめプロジェクト管理ツールと導入時のポイント7ヶ条

プロジェクトワーク時代をハックする! おすすめプロジェクト管理ツールと導入時のポイント7ヶ条

2015年4月9日に、CEO角勝がひとりで立ち上げたフィラメント。

おかげさまで、順調にメンバーも案件も増えつつあります。

 

しかし、その分、複雑になってきたのがプロジェクト管理。

 

みなさん、一体どうしているのでしょうか?

Facebookで意見を聞いてみようということで、角がポストしたものがこちらです。

 

 

いただいたコメントの数は、本人の返信も含みますが、なんと73件!

 

それらを参考にしながら、現在、フィラメントでもプロジェクト管理のための環境を整備しつつあります。

 

そして、この知見をフィラメントの中だけでとどめておくのはもったいないと、記事にまとめました。

皆さんの働き方改革、リモートワークの参考になれば幸いです。

【目次】

プロジェクト管理の失敗例

おすすめプロジェクト管理ツール「目的別」

おすすめプロジェクト管理ツール「導入レベル別」

プロジェクト管理ツール導入時のポイント

フィラメントでは新たにSlackを導入

 

プロジェクト管理の失敗例

 

プロジェクト管理ツールの話をする前に、プロジェクトを進めるうえで想定される失敗例を、3つ見ていきましょう。

 

失敗パターン1 スケジュールの失敗

明確な期限と成果物が求められるプロジェクトワークでは、チームが連携しながらプロジェクトを推進・進捗させることが必要となります。それなのに、進捗の遅れを隠蔽して嘘の進捗報告をする人はしばしば存在します。途中まで順調な進捗報告を受けていたはずなのに、ある時突然全く進捗が進まなくなり、確認してみると問題だらけで全然進捗していないという状況は、プロジェクトに関わる人であれば一度は経験したことがあるでしょう。

 

失敗パターン2 コミュニケーションの失敗

プロジェクトワークには社内のメンバーはもちろんのこと、外部のメンバーもアサインされることが往々にしてあります。そういった普段とは違うメンバーかつ、定常業務とは異なる仕事の進め方では、コミュニケーション不足によって信頼関係が醸成できなかったり、適切な評価がされずに不満がたまるリスクが、定常業務よりも格段に上がります。そうなれば、プロジェクトが失敗することは火を見るよりも明らかです。

 

失敗パターン3 プロトコルの相違

異なるバックグラウンドをもつエンジニア、デザイナー、マネージャー等のプロジェクトワークに関わるメンバーは、それぞれが重要視するポイントが異なり、プロジェクト自体の目的が個々人の解釈によって変わってしまうようなことがあります。これはそれぞれの持つスキルセットや経験の差違から生じることですが、目的やその決定プロセス、進め方を暗黙知的にしてしまうことでそれが引き起こされる一面もあります。どんな背景の人が見てもわかり、共有されるようにしておくことが大切です。

このようにプロジェクトワークを実現することは簡単ではありません。しかし実はそんな失敗をしないようにするための方法があるのです

 

おすすめプロジェクト管理ツール「目的別」

 

次は代表的なプロジェクト管理ツールを、目的別、導入レベル別でそれぞれみていきましょう。

 

目的1:非同期コミュニケーション

Slack、Chatwork、LineWorks、FBメッセンジャーのようなグループチャットサービスの活用が非同期コミュニケーションを成功に導きます。また電話では残らないログもチャットであれば見ることができますし、意思決定のプロセスを見直すこともできます。そしてこれらのチャットサービスは他のサービスと連携することができ、タスクや進捗状況を一目で確認できるハブのような役割もしてくれます。

 

(出典:https://slack.com/intl/ja-jp/features

 

目的2:共同編集

多くのプロジェクトでは、複数人が協力して業務に当たります。そんなときに、一つの資料をみんなが自身のPCのローカルで作業して、回して、統合する、なんていうことをしていたら時間がいくらあっても足りません。
そんなときは、オンライン上で同時に複数人が作業できるような環境をうまく活用してみましょう。Microsoft OfficeのPowerPointやExcelを使う人であれば、OneDriveを活用すれば何十人もが同時に一つのファイル上で作業することができますし、G Suiteでも同じように複数人がGoogle SlidesGoogle SpreadSheetsを使って、同時にファイル上でコラボレーションをすることができます。このようなものを使えば、会議議事録の作成からプレゼン資料の作成まで、さっと進めることができますね。

さらに、オンライン上のホワイトボード(例:miro)のようなものも出てきています。

複数人での作業が前提となるプロジェクトでは、ぜひこのようなものを積極的に活用していきたいですね。

 

(出典:https://miro.com/

 

目的3:タスクの一覧化

複数の仕事、プロジェクト、タスク、予定これらを頭の中だけで管理することは不可能です。また頭の中で記憶することが仮にできても、それを完璧に外部に共有することはできません。そんな時に役に立つのが一覧化のためのサービスです。たとえば、付箋を貼るような感覚で使えるタスク管理ツールであるTrelloを使えば、前述の管理を一目でチームメンバー全員がわかるように管理することが可能になります。また、さらにNotionの様な、一覧化も共同編集もできるサービスもあります。このようなサービスを使うことでプロジェクトの進歩を確認するだけではなく、個々人の仕事の状況までも確認することができるようになり、お互いに助け合う等な円滑なチーム活動が可能になります。有名なものとしては、他にTodoistWunderlistがあります。

 

(出典:https://www.notion.so/

 

以上のサービスをうまく活用することで、プロジェクトチーム内での円滑なコミュニケーションを生むことができます。

 

おすすめプロジェクト管理ツール「導入レベル別」

 

次に、導入レベル別でみていきます。

 

レベル1:最低限!「見える化から」パターン

まずは簡単なところからという方におすすめです。

Trelloでタスクの全体像と、それぞれに関する責任者/期限/これまでの議論/資料などをまとめておきましょう。またブラウザのお気に入りに登録して、1日1回確認、打ち合わせが終わったら議事録ファイルを添付しメンバー間で共有することを徹底することも大切です。

たったそれだけです。かかる費用もゼロ。これまで手帳やポストイットに書いていたTodoやプロジェクトをオンラインに移行するだけです。

これだけでも、それぞれのメンバーが何をしているのか、それぞれの進捗はどうか、関連する資料は何があったか、それについてどんな議論がなされてきたのか、それが見えるようになります。これは大きな一歩になるでしょう。

 

(出典: https://trello.com/ja

レベル2:標準!コミュニケーション統合パターン

次のパターンはすこし進んだ働き方を実現したいと思っているあなたにおすすめです。

SlackChatworkを導入し、打ち合わせや電話などの同期型コミュニケーションを脱却してチャットベースでプロジェクトを進めましょう。ミーティングも対面ではなく、オンラインミーティングをどんどん推進、Zoommiro(Realtimeboard)等のサービスが便利です。Todo管理ツールのTodoistWunderlistを連携することで見える化が一層進みます。
こうすることによって定常業務に追われておりなかなかメンバー間でコミュニケーションがとれないといった問題や、プロジェクトワークのための外部人材とも時間や空間の制約を受けずに仕事を進めることができます。

 

(出典:https://zoom.us/

レベル3:全開! ツールフル活用パターン

 

最後のパターンは完全リモートでも問題ないレベルのチームを形成することができる最強の活用方法です。

 

プロジェクト管理ツールのAsanaNotionWrikeを入れこんでチーム化を推進しましょう。またプロジェクトの進捗管理から参考になりそうな情報の共有・補完、資料作成までツール上で共同で実施することでチーム間での情報の非対称性を是正することができます。更にA:Ocapiといったエンゲージメントやコミュニケーションの質を計測するサービスを導入することでチームへの理解が深まります。

最初はオンラインでやることに不安感を感じることがあるかと思いますが、むしろ対面であるよりも個人のやること、進捗が客観的になり成果もわかりやすくなるというメリットもあります。最初は戸惑うこともあるかと思いますがどんどんと活用していきましょう。

どうですか? これならプロジェクトが成功しそうな気がしませんか。

 

プロジェクト管理ツール導入時のポイント

次に、いざ導入するときの簡単なポイントをご紹介します。

ポイント1:自分たちが求める要件を書き出してみる

他のメンバーが何をしているのかを知りたいのか、自分の抱える仕事を一覧化したいのか、はたまた完全リモートで複数のメンバーでプロジェクトを成功に導きたいのかで、導入すべきサービスは大きく変わてきます。やみくもにサービスを使うのではなく、何をしたいのかを考え適切に活用することが必要です。

ポイント2:無料プランでそれぞれ使い倒してみる

大体のツールに無料お試し期間(7~30日ほど)があるので、プライベートのアカウントなどでまず触り、やたらエンジニア向けだったり、逆にフランクすぎたり、グラフィックやUIのレベルで「これはちょっと」というものがないか、使えそうかどうかの確認をすることが大切です。

ポイント3:全員・同時で始めようとしない

大きいプロジェクトになればなるほど、全員の合意を取ることは難しくなります。あなたがプロジェクトオーナーならトップダウンで導入し、そうでないなら身の回りの人から小さく始めていくことが大切です。

ポイント4:ハードルはとにかく低く

いままで紹介したツールはとにかく多機能、そしてどんどん機能は増えていきます。すべてを使いこなそうとせずに、使いながらなれていく位の気持ちで小さいところから徐々に始めていきましょう。

ポイント5:ツールを分散させない

たくさんのツールを使うと確認しなければいけないことが多くなり、疲れてしまいます。その結果、せっかく導入したサービスを使わなくなってしまうということになりかねません。ツールは連携できるものがたくさんあります。1箇所だけ見ていればいいように連携させ、上手に活用しましょう。

ポイント6:周りの(イケてる)企業にきいてみる

stackshare(IT企業がどんなプログラミング言語やツールを使っているのかを公開しているもの)等を見て参考にしたり、プロジェクト型でうまく行ってそうだな、と思っている会社の人に聞いてみることがプロジェクト管理への道の第一歩です。

 

(出典:https://stackshare.io/

 

ポイント7:ツール導入の検討自体をプロジェクトにする

ツール導入のプロセスを明確にしてみましょう。ツール導入を行うかどうか、どれを導入するのかの決定期限を定め、かつ責任者も定めましょう。そしてゴールと期限を決めた上で、定めた自らのチームが必要としている要件にフィットしてるかを検証し、合わなければ現状維持を含めて最善の決断をすることが重要です。

 

フィラメントでは新たにSlackを導入

 

 

最後に、フィラメントではどうなったの? というのを少しご紹介します。

CEO角が2019年4月1日から4日にかけてFacebookで行った調査について、結果をゆるくグラフにしてみました。

回答数が2以下のものはOtherにまとめていますが、なんと10種類以上あります!

 

Google CalendarとTrelloは以前からフィラメントでも使っていましたが、この結果を受けて、新たに非同期コミュニケーションツールである「Slack」を導入しました。

最初は無償で使い続け、メッセージ件数が1万件を超えたので、6月より有償版を導入しました。

◎社外の方とのコミュニケーション→Facebookメッセンジャー

◎プロジェクトを一緒に進めている社外の方とのコミュニケーション
 →Slackのシングルチャンネルゲスト(1つチャンネルのみ無償で利用できるアカウント)

◎社内のコミュニケーション→Slack

と、使い分けています。

また、「カスタム絵文字」や「おやすみモード」を活用し、円滑に非同期のテキストコミュニケーションを進めることができています。

 

みなさんの回答のおかげで、Slackの導入に踏み切ることができました!

今後もステージに応じて、適切にプロジェクト管理ツールを導入していければと思います。

またアンケートにご協力いただくことがあるかもしれませんが、そのときはどうぞよろしくお願いいたします!

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